14 - Au quotidien : qui fait quoi, et quand

Un site de commune vit bien avec un peu de régularité plutôt qu'avec de grands efforts. Ce chapitre propose une organisation simple, à adapter à votre mairie.

Qui fait quoi

Désignez, même informellement :

• Une personne qui publie (souvent le secrétariat) : actualités, agenda, alertes, actes, documents.
• Une personne qui relit (un adjoint, le maire) pour ce qui engage la commune : actes, procédures, communiqués sensibles.
• Un remplaçant qui sait se connecter et publier une alerte, pour les congés.
• Votre prestataire pour ce qui touche à la structure du site : nouvelles rubriques, mise en page, réglages techniques, mises à jour.

Chaque personne a son propre identifiant. Ne partagez jamais un mot de passe : le site garde la trace de qui a fait quoi, et un départ ne vous oblige pas à tout changer.

Le rythme

Chaque jour, cinq minutes :

• Lire les messages Nouveau des formulaires (chapitre 8).
• Une coupure, une route fermée, une vigilance météo ? Une alerte (chapitre 3).

Chaque semaine :

• Les gestes de l'annexe « Les 5 gestes de la semaine », à faire par exemple le lundi matin.

Après chaque conseil :

• Dans la semaine : la liste des délibérations, puis les délibérations au registre des actes (chapitre 4).
• Dans la semaine qui suit la séance suivante : le procès-verbal.
• Une actualité qui résume les décisions importantes, en mots simples.

Chaque mois :

• Relire l'agenda des deux mois à venir (chapitre 2).
• Vérifier les pages qui changent souvent : menus de la cantine, horaires, tarifs (chapitre 6).
• Faire le tri dans les messages traités et les archiver (chapitre 8).

Chaque année :

• La liste de contrôle du chapitre 13.
• Les nouveaux tarifs dès leur vote, et les horaires d'été et d'hiver.
• Masquer les vieilles actualités sans intérêt durable, sans les supprimer.

Écrire pour les habitants

• Commencez par l'essentiel : quoi, quand, où, pour qui. Le reste vient après.
• Une phrase, une idée. Vingt mots au plus.
• Des mots de tous les jours : « la déchetterie » plutôt que « le point d'apport volontaire », ou les deux la première fois.
• Un titre qui informe : « La route de la Vallée fermée jeudi 29 octobre » plutôt que « Information travaux ».
• Datez tout : une information sans date ne sait pas dire si elle est encore vraie.

Les bons réflexes de sécurité

• Déconnectez-vous sur un ordinateur partagé (chapitre 0).
• Ne cliquez pas sur un lien reçu par courriel qui prétend venir du site et demande votre mot de passe : le site ne le demande jamais par courriel. Ouvrez vous-même l'adresse habituelle.
• Un comportement étrange (des articles que personne n'a écrits, des liens inconnus) : prévenez votre prestataire tout de suite.

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