8 - Les formulaires : lire et traiter les messages des habitants

Le site propose des formulaires : Écrire à la mairie, Signaler un problème, une consultation. Chaque message envoyé arrive de deux façons : par courriel dans votre boîte, et dans la liste des Réponses de l'administration, où rien ne se perd.

Temps nécessaire : quelques secondes par message.

Lire les messages reçus

1. Dans l'administration : Composants, Formulus, Réponses.
2. Les messages sont classés du plus récent au plus ancien. Cliquez sur la date ① pour lire le message en entier.
3. Le Statut ② suit le message : Nouveau, puis Lu, Traité, Archivé.

Le réflexe : quand vous avez répondu ou réglé la demande, cochez le message et passez-le en Traité avec le bouton Statut ③. Le matin, il suffit alors de regarder les messages Nouveau : ce sont ceux qui attendent. À plusieurs, chacun voit ce que les autres ont déjà fait.

Exporter ④ produit un fichier pour un tableur (Excel ou LibreOffice) : pratique pour faire le bilan d'une consultation ou des signalements du mois. Sans rien cocher, tout part ; si vous cochez des messages, seuls ceux-là partent.

Choisir qui reçoit les messages par courriel

1. Composants, Formulus, Formulaires, puis cliquez sur le nom du formulaire.
2. Ouvrez l'onglet Envoi et mails ①.

• Enregistrer les réponses ② : laissez sur Oui. C'est ce qui garde chaque message dans la liste, même si un courriel se perd.
• Prévenir l'équipe ③ : envoie un courriel à chaque nouveau message.
• Destinataires ④ : les adresses qui reçoivent ce courriel, séparées par une virgule. Mettez l'adresse de la mairie, pas une adresse personnelle : elle survit aux changements de personnel.
• « Répondre à » pris dans le champ ⑤ : choisissez le champ de l'adresse de l'habitant. Ainsi, dans votre messagerie, le bouton Répondre lui écrit directement.

Cliquez sur Enregistrer & Fermer.

Répondre à un habitant

Répondez depuis votre messagerie habituelle, avec l'adresse de la mairie. Puis passez le message en Traité. Le site ne fait pas de « réponse » lui-même : c'est volontaire, vos échanges restent dans votre messagerie.

Les données personnelles

Un formulaire collecte des données personnelles : nom, adresse, parfois téléphone. Trois règles :

• Ne gardez pas tout indéfiniment. Archivez, puis supprimez les messages traités depuis longtemps. Le site peut le faire seul : votre administrateur règle une durée de conservation dans les Paramètres de Formulus.
• N'exportez que ce dont vous avez besoin, et supprimez le fichier exporté quand il ne sert plus.
• Un habitant peut demander à voir ou effacer ses données. Transmettez la demande à votre administrateur : le site sait retrouver tout ce qui le concerne.

Si ça ne marche pas

• Personne ne reçoit les courriels, mais les messages sont dans la liste : vérifiez Destinataires, puis regardez dans les courriels indésirables. Votre administrateur peut envoyer un mail d'essai depuis l'onglet Envoi et mails.
• Un habitant dit avoir écrit, mais rien n'est arrivé : cherchez son nom ou son adresse dans Rechercher, en haut de la liste des réponses. S'il n'y est pas, son envoi n'a pas abouti : il a peut-être oublié une case obligatoire.
• Trop de messages indésirables : le formulaire a déjà une protection contre les robots. Si cela continue, prévenez votre administrateur, qui peut la renforcer dans l'onglet Protection.

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